O aplicativo TISS permite que você gerencie toda a dinâmica de atendimentos a pacientes de convênios e planos de saúde. É por meio dele que você emite as guias de consulta e de procedimento, fecha e gera lotes de guias para enviar aos planos em formato *.xml e alimenta as informações de retorno dos convênios.
Dessa forma, você tem emissão de guias com um clique, controle preciso de documentos e informações e integração automática com o seu financeiro (fluxo de caixa).
Veja abaixo como preparar o Saúde Vianet para extrair o máximo desta funcionalidade.
Verificar configuração dos planos
1- Informe ao sistema as operadoras que você atende:
Antes de começar a emitir as guias, você precisará informar ao sistema os planos que você atende. Para isso, navegue até Configurações >> Operadoras e planos de saúde e adicione o convênio que você atende. Se for um convênio próprio, utilize o botão específico para tal.
Preencha ATENTAMENTE a sequência de campos mostrada na imagem ao lado.
Caso você escolha a opção SIM para o campo “Aplica-se a todos profissionais?”, todos os profissionais cadastrados na instituição poderão ser selecionados como profissionais executantes de consultas/ procedimentos para este convênio. Se marcar NÃO, você deverá informar no cadastro individual de cada profissional aqueles que atendem.
Lembre-se de selecionar a opção SIM para o campo “Utilizar o TISS para esta operadora”. Com isso, você habilita a tabela correta de procedimentos existente em nosso banco de dados.
Caso você escolha a opção SIM para o campo “Juntar procedimento de guia de consulta e SP/SADT?” será possível coexistirem consultas e procedimentos numa mesma guia SP/SADT. Se estiver marcado como NÃO, o sistema gerará guias de consulta e SP/SADT separadas, mesmo se consultas e procedimentos forem provenientes de um mesmo agendamento. Verifique com a operadora a possibilidade de lançamentos de guia deste tipo.
Não deixe de preencher atentamente todos os campos referentes ao convênio. Em seguida, clique no botão verde “+ Incluir Tabela de Preço ” para listar os procedimentos atendidos pelo convênio em questão.
2- Crie sua lista de procedimentos
Dê nome à tabela de preços referente ao plano que você está criando, selecione o tipo de guia e clique em “Incluir”.
OBS.: Antes de começar a criar a sua lista de procedimentos propriamente dita, é importante criar a sua lista de componentes. Os componentes são os materiais e medicamentos associados a determinados procedimentos, que deverão ser informados ao plano na guia emitida.
Agora, clique no botão “Procedimentos” para criar a sua lista de novos procedimentos.
Clique no botão “Adicionar procedimento” para começar a criar a sua tabela. Preencha os campos de acordo com a orientação de criação de novos procedimentos no primeiro capítulo deste manual.
Não se esqueça de colocar o código correto no campo “Tabela”. Com isso, você poderá buscar o procedimento que deseja incluir na sua tabela de preços digitando o seu respectivo código na tabela correspondente, como mostrado na imagem ao lado.
Role a tela de inclusão de procedimentos para baixo e você verá a área de associação de novos componentes. Nessa área, você escolhe qual ou quais dos componentes cadastrados na sua lista de componentes estão associados ao procedimento que você está criando. Ao selecionar a caixa da coluna “Incluir”, você determina se o valor do componente será acrescido ao valor de tabela do procedimento ou não.
OBS.: A soma dos valores dos componentes será mostrada no campo CUSTO. Não confunda os campos VALOR e CUSTO. Valor é o preço de tabela, que será pago pelo convênio. Já o custo, é a soma dos custos com materiais e medicamentos que a clínica tem para poder realizar um procedimento, podendo ou não ser ressarcido pelo plano.
Caso seja necessária autorização do plano para poder executar o procedimento, informe ao sistema no campo “Nec. Autorização” de acordo com a imagem à baixo.
No campo “É consulta?”, você define se o sistema deverá gerar uma guia de consulta ou uma guia SP/SADT para este procedimento.
Incluir os procedimentos, embora pareça, inicialmente, uma tarefa trabalhosa, é fundamental para que você consiga empregar um alto nível de automatização da sua clínica. Com um clique, por exemplo, uma guia de convênio poderá estar completamente preenchida.
Guias
Com o Saúde Vianet, você poderá emitir guias de consulta, guias odontológicas (GTO) e guias de procedimentos médicos (SP/SADT). No menu CONFIGURAÇÕES>> TABELAS DE PREÇOS, ao lado de cada tabela há um botão azul “Editar”. Nessa opção, você configura o tipo de guia que será emitida, preferencialmente, quando um procedimento desta tabela for incluído em um agendamento.
Outras configurações, entretanto, influenciam diretamente no tipo de guia emitida. Por exemplo, a especialidade do profissional executante do procedimento, a configuração do próprio procedimento e a configuração do convênio.
No caso do profissional executante, se este for um médico, a guia emitida será preferencialmente a SP/SADT. Se for um dentista, será a GTO.
Já a configuração do próprio procedimento, por exemplo, se este for definido como consulta, determinará a geração de guias de consulta para abrigá-lo.
E, como dito acima, caso você escolha a opção SIM para o campo “Juntar procedimento de guia de consulta e SP/SADT?” será possível coexistirem consultas e procedimentos numa mesma guia SP/SADT. Se estiver marcado como NÃO, o sistema gerará guias de consulta e SP/SADT separadas, mesmo se consultas e procedimentos forem provenientes de um mesmo agendamento.
Geração de guias a partir da tela da agenda
Agora que o sistema foi completamente preparado para gerar as guias de atendimento, veja como emiti-las. A emissão de guias a partir da agenda é a mais indicada, pois é praticamente automática, bastando um clique para gerar a guia completamente preenchida.
Isso é possível pois no momento de gerar a guia você já tem cadastrados os dados do profissional executante, do paciente, do plano de saúde e dos procedimentos executados.
Para gerar uma guia a partir da agenda, você deve, primeiro, agendar um paciente cujo atendimento será feito por um plano de saúde configurado para o TISS.
Não se esqueça de verificar se o campo “Motivo/ Procedimento” foi devidamente preenchido. Se estiver sido preenchido, aparecerá o botão azul “Lançar guia TISS”.
O momento em que o paciente está em espera é ideal para gerar a guia, bastando apenas clicar nesse botão e confirmar a mensagem que aparece e pronto, a sua guia aparecerá completamente preenchida na tela. Verifique se está tudo ok e, em seguida, clique em “Salvar”.
Se nenhum dado estiver faltando, sua guia será salva com sucesso e você poderá clicar no botão azul “Imprimir” para gerar o arquivo de impressão.
Lá no agendamento, o botão “Lançar Guia TISS” assume outro rótulo, de acordo com a guia gerada. Nesse caso, o rótulo passou a ser “Guia de Consulta”. Basta clicar nesse botão para visualizar a guia.
Tela do TISS
À medida que as guias vão sendo lançadas, vão ficando armazenadas no sistema. Para gerenciar suas guias, lançar guias avulsas (não vinculadas a um atendimento) e gerenciar informações pertinentes aos lotes, utilize diretamente o App TISS, acessível pela barra de aplicativos na lateral esquerda da tela.
A tela principal do TISS é a de “Pesquisar guias”. Pelo filtro principal, você escolhe qual grupo de guias deseja ver listado em sua tela. À direita de cada
Inclusão de guias avulsas
No menu principal do TISS, você escolhe se deseja realizar alguma ação com as guias ou com os lotes. Além de pesquisar as guias para poder imprimi-las, editá-las ou excluí-las, você pode incluir uma nova guia clicando no botão verde “+ Nova guia” ou pelo próprio menu principal, escolhendo o tipo de guia que deseja incluir.
Este tipo de inclusão de guia não é tão prática quanto à inclusão à partir da agenda, pois alguns dados deverão adicionados manualmente.
Ao selecionar o tipo de guia, escolha o plano de saúde, o profissional executante e o paciente para dar início ao preenchimento. A tela seguinte é o formulário da guia. Basta preencher o formulário com as informações pertinentes e salvar. Os campos destacados em vermelho são de preenchimento obrigatório. Por isso, atente para não deixá-los em branco, evitando erros no momento de salvar a guia.
Lotes
Cada operadora de saúde tem seu próprio ciclo de processamento de informações das guias geradas. No momento de enviar as informações para os planos de saúde, é necessário agrupar as guias em lotes e gerar o arquivo .XML para enviar aos planos.
Gerar/fechar novo lote
Para criar um novo lote, selecione a opção “Novo lote” a partir do menu principal.
Utilize o filtro principal para definir o grupo de guias a partir do qual irá gerar o seu novo lote. Em seguida, marque a caixa de seleção do cabeçalho da tabela para selecionar todas as guias. Se quiser deixar alguma guia em específico de fora do lote, basta desmarcar a caixa à sua esquerda. Agora é só clicar no botão verde “Criar lote”. Aparecerá uma pequena tela solicitando o mês/ano de referência deste lote e clique em “Fechar lote”.
Geração de .XML
Com o lote fechado, você vê à direita as opções para gerar a capa do lote para impressão e baixar o .XML para enviar à operadora de saúde. Uma vez que você baixou o .XML e o enviou, marque a caixa “Enviado”, para liberar as opções de faturamento e tratamento de glosas no menu “Listar guias”.
OBS.: Uma vez que o lote seja marcado como enviado, não será mais possível alterar nenhuma guia que nele esteja contida. Desse modo, é possível apenas alterar o status de faturamento de cada guia até que o lote seja encerrado. Uma vez encerrado, não será mais possível realizar qualquer alteração no lote.
Faturamento de Convênios e Tratamento de Glosas
Uma vez que você enviou o .XML do lote à operadora e mudou o seu status para enviado, você pode registrar o faturamento assim que receber o retorno da operadora. Veja as formas de faturar um lote:
Faturamento total: Ao lado da opção de “Baixar .XML”, use a opção “$ Confirmar recebimento” para marcar como faturado o valor total do lote, considerando todas as guias nele existentes.
Faturamento parcial: Na opção “Listar guias”, você acessa as guias individualmente. Desse modo, você verifica alguma informação específica ou trata as glosas totais e/ou parciais, quando houver o retorno do plano. Como o status do lote foi alterado para “Enviado”, é possível selecionar as guias e alterar o status do faturamento de cada guia, que, neste momento, encontra-se como “Enviada”
O método mais prático para realizar o faturamento do lote é marcando, simultaneamente, todas as guias como faturadas e, em seguida, informar as glosas (se houver) . Para isso, marque a caixa de seleção do cabeçalho para selecionar todas ao mesmo tempo e, em seguida, clique no botão verde “Marcar como faturada”.
Para lançar uma glosa, selecione a guia e lance o valor real que foi faturado. Ao fazer isso, automaticamente, o status da guia muda para “Glosada parcialmente”. Informe no campo ao lado o motivo da glosa. Ao digitar palavras-chave, o sistema busca no banco de dados os motivos já tabelados.
Em caso de glosa total, basta inserir o valor 0,00 no campo indicado para que o status da guia mude para “Glosada”.
Quando terminar de registrar as glosas, clique em “Salvar lançamentos”. Se tudo estiver ok e não forem mais ocorrer alterações nas informações de faturamento, clique em encerrar lote.
